一、系统概述 

蓝鲸商友进销存财务系统，主要由销售、采购、库存、应收应付、现金管理、会计总帐等系统组成。适用于贸易流通行业使用。

1.1 系统部署环境说明

硬件类型	型号	数量	备注
客户端程序	Windows操作系统
系统数据库	Microsoft SQL Server 2000、2008	1套	蓝鲸软件公司安装免费MSDN数据库和维护（如果公司需要正版，另行购买）
服务器	4核 CPU，8GB以上内存，硬盘最好是做阵列	1台	1、建议单独配置（如果用户数达到5台以上） 2、如果用户数不多，可以对现有PC机进行升级，待后续用户增多的情况下，再单独配置。

1.2 系统实现及预期效益

• 完整的订单处理流程。资料库保存期限不限，可以查询历年的销售订单，便于客服查询。

• 完整的客户资料库，轻松进行客户管理。也可以根据客户区域等进行喜好分析。

• 完速的采购供应链及仓储管理（包括报废、返修入库、盘点、库存月结等），便于分析库存呆滞，了解库存成本。

• 管理产品成本，提供产品利润统计及分析功能。包括物流费用、速递费用等，都可以按照订单进行统一核算。

• 完整的财务应收、应付帐管理。涵盖销售收入，销售收款，供应商付款，一般付款单，都可以于系统中记录及核对。

• 支持特定行业组合出货、拆分出货的特点，即兼顾到库存实物管理的准确性，成本的可控，也考虑快速出货的灵活性。

 

 二、系统特色 

2.1 系统业务流程          

                      

2.2 技术特色

 

 三、基本资料 

3.1 部门组织架构

录入部门信息主要用于部门的设定。

1) 信息字段说明

a) 部门编号：部门编号

b) 部门名称：部门名称

c) 部门性质：部门的性质定义。

3.2 员工档案

1) 信息字段说明

a) 员工编号：员工的编号

b) 员工姓名：员工的姓名

c) 部门：部门或跟进组别的名称

3.3品号分类录入

品号类别主要用于对用户公司生产或销售产品进行分类。需在「录入商品基本信息」信息开始登录前将类别规划完成，必要时亦可以将类别纳入品号编码原则中。品号类别一经设定不可轻易作变动。

3.4录入商品基本信息

商品基本信息是重要的基本信息。

1、基本信息

品号：不可空白,不可重复

品名：品号品名描述,如型号等 规格：品号规格描述,如长,宽,高等

单位：指商品存货单位,如果一个商品有不同「销售」及「采购」单位,必须将所有会发生的单位以换算单位类型输入

2、采购（成本价）

3、业务（销售价）

 

 

 

 四、销售管理子统 

4.1 录入客户信息

1) 客户编号：客户的编号

2) 客户简称：客户的名称简写。

3) 客户全称：客户的名称长写。

5) 交易币种：客户的主要交易币种

6) 部门：跟进该客户的部门编号。

7) 业务人员：跟进该客户的业务人员编号。

 

4.3 客户商品信息录入

 

4.3 客户商品价格

客户商品价格主要用于记录客户各批量的标准订单单价，对于单价的变更同时提供单据建档，记录存查历史变更的过程。提供分量设置单价的功能。

 

4.4报价单

 

4.5录入销售订单

 

客户单号：客户PO号

收货人：订购人

地址：发货的地址

运输方式：根据实际需要设置

物流公司：根据实际选择

品号：产品内部编码。输入品号，自动带出品名及规格、单价、成本价等。交货仓库：出货仓库

数量：订单数量

单价：产品资料设定或客户商品资料设置自动带出

金额：数量*单价*折扣率

交货日期：与客户约定的交货期

 

1) 订单审核

a) 订单确认后，可以点击工具栏的上审核按钮，将单据审核

审核后，显示状态如下：

c) 目前产品库存不足，暂时需备货后，才发货。

2) 订单反审核：订单审核后，不允许对订单进行修改或删除。必须要执行反审核动作后，才可以修改或删除。

4.6销售订单明细表

销售订单明细表可以查看所有的订单明细资料。

4.7订单变更单录入

使用『订单变更管理』，即OCN可记录并保持每个版本订单变更的相关信息，并可将变更凭证及明细打印成表。

4.8销售出库单

当产品库存足够时，可以运行【录入销售出库单】直接安排出货。

销售出货单分为正式订单发货和补货订单发货。

1) 出货客户

选择出货客户后，系统自动带出收货人、地址、电话、邮编、运输方式等

2) 客户订单单号。输入客户订单单号，系统会自动带出订单单号、品号、品名、出货数量、单价、金额等。

3) 单击订单单别右侧的【】，系统会显示当前客户未交的订单明细

c) 单击选择按钮，系统即将选择订单项目带入明细表中。

3）销货库存检查

 销货单审核前，会检测系统库存是否足够。如果库存不足，会提示：

此时，需要检查库存量不足的原因。是否入库单据有问题，或者库存交易问题。

4）销货审核

销售出货单审核后，会扣减库存数量。并累计订单已交数量。如订单已交数量大于订单数量，订单结束码显示为Y.自动结束。

4.9户投诉处理

【客户投诉处理】主要用于记录将所有客户的投诉处理方式。

目前，主要有以下几种方式：

退货/退款	换货	维修（配件）	补偿	运费返还
不需要进行补货单	需要进行补货单	返还付款	返还付款	返还付款

 

a) 客户。投诉的客户编号。

b) 退货原因。客户投诉的原因。

4.10  明细表

本报表可以查询所有销售出货单据。

4.11客追踪明细表

本报表可以查询所有客诉处理的明细数据。

 

 五、采购管理子系统 

5.1 询价单录入

供应商料件的询价的历史记录。

5.2 核价单录入

供应商料件价格的核价记录，由财务审核。

5.3 录入采购单

采购主要作为给供应商采购商品的凭证。当库存不足时，需要跟催供应商的送货进度。

a) 供应商。选择供应商后，自动带出交易币种、汇率等。

b) 品号。采购的商品编号。输入品号，自动带出品名及规格、单价、最近进价等。

注：当采购单价无数据时，应检测品号资料是否齐全。

5.4 采购追踪明细表

本报表用于追踪所有的采购单据。

5.5 录入采购进货单

采购进货单用于记录进货商品的接收入库。

a) 供应商。选择供应商后，自动带出交易币种、汇率等。

b) 供应商单号。供应商送货的单号。

5.6 采购进货明细表

本报表用于追踪所有的采购进货单据。

 

 六、库存管理子系统 

6.1 库存交易单

可以处理一般的库存出、入库交易。

6.2 商品组合单

组合单主要用于将库存配件组装出货。审核可以扣减组合配件的库存数量以及增加组合后商品的库存数量。

6.3 商品拆解单

组合单主要用于将库存成品拆解后出货。审核可以扣减库存成品的库存数量以及增加拆解后商品的库存数量。

6.4 月底存货结转

可以于每月定期完成上月的存货结转，有助于仓库、财务人员查询每月的库存入库、领用、调拨、调整等业务

6.5 月底成本计价

系统所有与库存相关的单据，全部可以在库存交易单据中月底成本计价可打印完整的存货报表等。

6.6 商品库存明细表

6.7 安全库存物料

1、安全库存，即为防止各种异常导致缺料从而特地额外增加的需求量,通常也可以理解为备品数量。

一些生产中必须用到常用物料，可以纳入安全库存的范围，即将补货政策设为按R.补货点。

可以运用A.B.C分析法确定了物料的A，B，C等级后根据A，B，C等级来制订库存的补货政策。

2、用户可以根据以下方式计算安全库存和补货点。

一般方法：安全库存=（预计最大消耗量-平均消耗量）*采购提前期

统计学的方法：安全库存=日平均消耗量*一定服务水平下的前置期标准差

MRP 通用计算公式:净需求=毛需求+已分配量+安全库存-计划在途（采购计划到生成采购单的中间过程的需采购数量）-实际在途（采购在途:已审核未结案的采购单的欠交数量）-可用库存

3、当物料的库存低于安全库存的下限时，系统自动提出警示，提醒用户申购此类物料。

6.8 将低于安全库存的物料生成请购单

系统提供将低于安全库存的物料生成请购单的功能。

6.9 库存盘点

1、冻结当月账务（“共用参数”中将“帐务冻结日期”设为结帐期末最后一天）

2、打印盘点表：并按盘点表要求，实物数量对应商品品号和批号实盘（各保管员完成）

3、由财务部监盘、抽查；

 4、在系统中录入实盘数量。

5、打印出盘点盈亏明细表。 

6、分析盘点盈亏明细表，查找盈亏原因（单据是否未入系统、单据是否审核等） 

7、如果是单据问题，解除当月账务冻结，将单据调整，调整完毕，在系统中重新进行盘点盘点结算，重新分析盘点盈亏明细。

8、更新盘点数据，自动生成盘点调整单

9、检查库存明细表，看是否还有期末数量为负的品号，如果还有，及时找出原因处理

 

 七、应收管理子系统 

7.1录入销售发票

销售发票主要是根据销售出货单据自动生成。

7.2 销售收款单

销售收款用于收到客户付款后，作为应收款的结帐单据。

7.3 客户收款明细表

 

 八、应付管理子系统 

8.1 付款单

付款凭证。

8.2、付款单

8.3、应付帐款余额

 

 九、总帐管理

9.1 会计科目

9.2 分录底稿

系统可以生成采购、销售、库存等系统相关单据的会计分录，审核后，生成会计凭证。

9.3凭证录入

凭证可以由分录系统抛转，也可以手工录入。

9.4 科目余额表

9.5资产负债表

 

 

 十、系统及权限管理

10.1 用户权限管理

系统用户及权限完全由系统管理员进行配置管理，对用户可分级别和角色设定权限级别和安全级别，用户密码进行加密保存，以确保用户数据的安全性。用户权限可进行细致的控制，以确保不同部门用户对业务数据的操作许可和数据安全。

10.2 标签格式及打印设计功能

产品的标签完全由用户进行自定义设计，可针对不同的产品及包装设置不同的标签格式，标签包含的信息完全由用户自定义，包装标签规格、条形码码制、文字字体字号等。